Apa Itu Shadow Data? Kenali Risiko dan Cara Melindunginya

Di era digital, data menjadi salah satu aset paling berharga bagi organisasi. Informasi pelanggan, catatan transaksi, dokumen internal, hingga hasil penelitian dapat membantu perusahaan mengambil keputusan dan mengembangkan bisnis. Namun, di balik manfaat tersebut, terdapat risiko keamanan yang sering luput dari perhatian, yakni keberadaan shadow data.

Shadow data merupakan data yang dibuat, disimpan, atau dibagikan tanpa pengawasan dan pengelolaan resmi dari tim teknologi informasi (TI). Data ini bisa berupa salinan dokumen perusahaan di laptop pribadi, file yang tersimpan di layanan cloud tanpa izin, atau kumpulan informasi yang tertinggal setelah proses pemindahan sistem.

Keberadaan shadow data menjadi tantangan tersendiri bagi organisasi. Pasalnya, data yang tidak terpantau berpotensi tidak mendapatkan perlindungan keamanan sebagaimana mestinya. Jika jatuh ke tangan yang salah, informasi tersebut dapat memicu kebocoran data, kerugian finansial, hingga kerusakan reputasi perusahaan.

Lantas, apa sebenarnya shadow data, bagaimana data ini bisa muncul, dan apa saja langkah yang dapat dilakukan untuk mengurangi risikonya?

Apa Itu Shadow Data?

Shadow data adalah istilah untuk menggambarkan informasi yang berada di luar pengawasan atau kendali resmi tim TI dan keamanan suatu organisasi. Data tersebut dapat berupa salinan dari informasi yang sudah dikelola perusahaan, maupun data baru yang dibuat dan disimpan menggunakan sistem atau layanan yang tidak disetujui.

Dalam praktiknya, shadow data tidak selalu muncul akibat tindakan yang disengaja. Karyawan bisa saja membuat salinan dokumen untuk mempermudah pekerjaan, mengirimkan file ke akun email pribadi agar dapat diakses dari rumah, atau menggunakan layanan penyimpanan cloud yang dianggap lebih praktis.

Meski bertujuan membantu pekerjaan, tindakan tersebut dapat membuat data perusahaan berada di luar sistem keamanan yang telah ditetapkan.

Shadow data juga bisa terbentuk ketika perusahaan melakukan pencadangan atau pemindahan data. Sebagai contoh, proses migrasi sistem dapat meninggalkan salinan basis data lama yang tidak lagi digunakan. Jika salinan tersebut tidak dihapus atau diamankan dengan benar, informasi di dalamnya tetap berpotensi diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

Data tersembunyi ini dapat ditemukan dalam berbagai bentuk, mulai dari spreadsheet, dokumen elektronik, email, presentasi, hingga basis data dan penyimpanan cloud. Lokasinya pun beragam, baik di perangkat pribadi, server lokal, maupun layanan cloud seperti Amazon S3.

Hal yang membuat shadow data berbahaya bukan semata-mata keberadaan salinan data, melainkan tidak adanya pengawasan yang memadai. Ketika organisasi tidak mengetahui di mana data berada, siapa yang dapat mengaksesnya, dan bagaimana data tersebut digunakan, risiko keamanannya menjadi lebih sulit dikendalikan.

Bagaimana Shadow Data Bisa Terbentuk?

Ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan munculnya shadow data di lingkungan perusahaan.

• Pertama, penggunaan perangkat dan layanan pribadi untuk pekerjaan. Karyawan mungkin menyimpan dokumen perusahaan di laptop pribadi, mengunggahnya ke penyimpanan cloud milik sendiri, atau mengirimkannya melalui aplikasi komunikasi yang tidak disetujui organisasi.

• Kedua, duplikasi data yang tidak terkelola. Salinan informasi dapat muncul akibat proses pencadangan, migrasi sistem, atau pemindahan file antarperangkat. Jika tidak ada prosedur yang memastikan salinan tersebut dihapus atau dilindungi, data dapat terus tersimpan tanpa diketahui tim TI.

• Ketiga, penggunaan aplikasi pihak ketiga. Perusahaan sering menggunakan berbagai aplikasi untuk mendukung aktivitas bisnis, seperti perangkat kolaborasi, layanan analisis, dan platform pengelolaan dokumen. Namun, ketika aplikasi tersebut tidak terintegrasi dengan sistem keamanan perusahaan, data yang diproses atau disimpan di dalamnya dapat luput dari pengawasan.

• Keempat, tindakan orang dalam yang mengambil data tanpa izin. Karyawan atau pihak lain yang memiliki akses ke sistem perusahaan dapat menyalin informasi ke lokasi yang tidak resmi. Tindakan ini dapat dilakukan untuk kepentingan pribadi maupun tujuan yang merugikan organisasi.

Selain itu, data juga dapat tersebar melalui mitra bisnis atau penyedia layanan yang tidak menerapkan pengamanan sesuai standar perusahaan. Ketika informasi dibagikan tanpa kontrol yang memadai, organisasi berisiko kehilangan visibilitas terhadap lokasi dan penggunaannya.

Bahaya Shadow Data bagi Keamanan Organisasi

Shadow data dapat menimbulkan berbagai risiko, terutama karena keberadaannya sering tidak diketahui oleh pihak yang bertanggung jawab atas keamanan informasi.

Salah satu ancaman utamanya adalah kebocoran data. Informasi yang tersimpan di lokasi tidak resmi mungkin tidak dilindungi oleh kontrol akses, enkripsi, atau sistem pemantauan yang diterapkan perusahaan. Akibatnya, data lebih mudah diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

Risiko ini semakin besar ketika informasi sensitif disimpan di perangkat pribadi yang hilang, dicuri, atau digunakan bersama orang lain. Tanpa perlindungan yang memadai, data perusahaan dapat terekspos meskipun sistem utama organisasi tetap aman.

Shadow data juga dapat menyebabkan pelanggaran terhadap peraturan perlindungan data. Perusahaan memiliki kewajiban untuk menjaga informasi tertentu, termasuk data pribadi pelanggan dan karyawan. Jika data tersebut tersebar di lokasi yang tidak terkelola, perusahaan dapat kesulitan memastikan kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku.

Dampak berikutnya adalah kehilangan kekayaan intelektual. Dokumen penelitian, rancangan produk, strategi bisnis, dan informasi rahasia lainnya dapat menjadi sasaran pencurian apabila tersimpan tanpa pengamanan yang memadai. Kehilangan informasi tersebut berpotensi mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan.

Selain risiko keamanan dan kepatuhan, shadow data juga dapat memengaruhi kualitas pengambilan keputusan. Data yang tersebar di berbagai lokasi mungkin memiliki versi berbeda atau tidak diperbarui secara konsisten. Jika organisasi menggunakan informasi yang tidak lengkap atau sudah usang, keputusan bisnis yang diambil dapat menjadi kurang tepat.

Dalam jangka panjang, berbagai risiko tersebut dapat menimbulkan kerugian finansial, mengganggu operasional, dan merusak kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.

Cara Mengurangi Risiko Shadow Data

Mengelola shadow data membutuhkan pendekatan yang menyeluruh. Perusahaan tidak cukup hanya mengandalkan perangkat keamanan, tetapi juga perlu membangun kebijakan yang jelas dan memastikan seluruh karyawan memahami pentingnya perlindungan data.

Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan organisasi untuk mengurangi risiko shadow data.

1. Menemukan dan Mengklasifikasikan Data
   Langkah pertama adalah mengetahui di mana data perusahaan berada. Organisasi perlu menggunakan perangkat penemuan data yang mampu memindai berbagai lokasi penyimpanan, termasuk server lokal, layanan cloud, perangkat pribadi, dan aplikasi pihak ketiga yang digunakan untuk pekerjaan.Setelah ditemukan, data perlu diklasifikasikan berdasarkan tingkat sensitivitasnya. Misalnya, data publik, data internal, data rahasia, dan data yang memuat informasi pribadi.

   Klasifikasi ini membantu perusahaan menentukan tingkat perlindungan yang sesuai. Informasi sensitif, misalnya, perlu mendapatkan pembatasan akses yang lebih ketat dibandingkan dokumen yang memang ditujukan untuk konsumsi publik.

2. Memperketat Kontrol Akses
   Perusahaan perlu memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki kewenangan yang dapat mengakses data tertentu. Salah satu pendekatan yang dapat diterapkan adalah Role-Based Access Control (RBAC). Melalui pendekatan ini, hak akses diberikan berdasarkan tanggung jawab dan jabatan pengguna.

   Selain itu, perusahaan dapat menggunakan Attribute-Based Access Control (ABAC), yang mempertimbangkan faktor seperti jenis data, lokasi pengguna, dan kondisi akses.

   Multi-Factor Authentication (MFA) juga dapat diterapkan untuk memberikan lapisan perlindungan tambahan. Dengan demikian, pencurian kata sandi saja tidak cukup bagi seseorang untuk mengakses sistem yang dilindungi. Hak akses perlu diperiksa secara berkala, terutama ketika karyawan berpindah jabatan atau tidak lagi bekerja di perusahaan.

3. Menggunakan Teknologi Pencegahan Kehilangan Data
   Data Loss Prevention (DLP) merupakan teknologi yang membantu organisasi mendeteksi dan mencegah pemindahan data sensitif secara tidak sah. Teknologi ini dapat digunakan untuk memantau aktivitas seperti pengiriman dokumen melalui email, pengunggahan file ke layanan cloud, atau penyalinan data ke perangkat penyimpanan eksternal.

   DLP juga dapat memberikan peringatan ketika aktivitas tertentu melanggar kebijakan keamanan. Dalam kondisi tertentu, sistem dapat memblokir tindakan tersebut secara otomatis.

   Namun, penerapan DLP perlu disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Sistem yang terlalu ketat dapat menghambat pekerjaan, sedangkan pengaturan yang terlalu longgar dapat membuat data sensitif tetap berisiko.

4. Memantau Aktivitas Pengguna
   Pemantauan aktivitas pengguna membantu perusahaan mengetahui bagaimana data digunakan dan siapa saja yang mengaksesnya. Aktivitas yang perlu diperhatikan mencakup pembukaan, perubahan, penghapusan, dan pembagian file. Sistem pemantauan juga dapat memberikan peringatan apabila ditemukan pola aktivitas yang tidak biasa.

   Sebagai contoh, ketika seorang karyawan mengunduh data dalam jumlah besar di luar kebiasaan, sistem dapat mengirimkan peringatan kepada tim keamanan.

   Informasi tersebut dapat dianalisis melalui sistem Security Information and Event Management (SIEM), yang mengumpulkan dan menghubungkan berbagai catatan aktivitas keamanan dari sistem perusahaan.

   Meski demikian, pemantauan harus dilakukan secara proporsional dan sesuai kebijakan privasi organisasi.

5. Melindungi Data dengan Enkripsi
   Enkripsi merupakan proses mengubah informasi menjadi bentuk yang tidak dapat dibaca tanpa kunci yang sesuai. Teknologi ini dapat membantu melindungi data ketika disimpan maupun saat dikirimkan melalui jaringan. Jika perangkat hilang atau file diakses pihak yang tidak berwenang, enkripsi dapat mengurangi risiko informasi dibaca oleh pihak tersebut.

   Perusahaan juga perlu menerapkan pengelolaan kunci enkripsi yang baik, termasuk penyimpanan yang aman, pembatasan akses, serta penggantian kunci secara berkala sesuai kebutuhan. Namun, enkripsi bukan pengganti kontrol akses dan pemantauan. Data yang telah dienkripsi tetap dapat berisiko apabila kunci enkripsinya bocor atau akses terhadap data diberikan kepada pihak yang tidak tepat.

6. Menggunakan Perangkat Kolaborasi yang Aman
   Perusahaan perlu menyediakan perangkat kolaborasi dan berbagi file yang aman agar karyawan tidak perlu menggunakan layanan pribadi yang tidak disetujui. Perangkat tersebut sebaiknya memiliki fitur pengaturan hak akses, enkripsi, pencatatan aktivitas, dan kemampuan untuk mencabut akses ketika dokumen tidak lagi diperlukan.

   Dengan menyediakan sarana kerja yang praktis sekaligus aman, perusahaan dapat mengurangi kebiasaan karyawan menyimpan atau membagikan data melalui layanan yang tidak terpantau.

7. Menetapkan Kebijakan Pengelolaan Data
   Kebijakan keamanan data harus menjelaskan bagaimana informasi dibuat, disimpan, dibagikan, digunakan, dan dihapus. Perusahaan perlu menentukan layanan penyimpanan yang diizinkan, prosedur pemindahan data, serta pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaannya.

   Kebijakan juga perlu mengatur masa penyimpanan data. Informasi yang sudah tidak diperlukan sebaiknya dihapus secara aman sesuai ketentuan yang berlaku. Selain itu, organisasi harus menetapkan prosedur yang jelas untuk menangani pelanggaran kebijakan, termasuk tindakan yang harus dilakukan ketika ditemukan shadow data.

8. Meningkatkan Kesadaran Karyawan
   Karyawan memiliki peran penting dalam mencegah munculnya shadow data. Karena itu, perusahaan perlu memberikan edukasi mengenai risiko penyimpanan dan pembagian data melalui layanan yang tidak disetujui. Pelatihan dapat mencakup cara mengenali informasi sensitif, memilih lokasi penyimpanan yang aman, serta melaporkan kesalahan pengiriman atau penyimpanan data.

   Organisasi juga perlu menyediakan saluran pelaporan yang mudah digunakan agar karyawan tidak ragu menyampaikan masalah keamanan. Edukasi sebaiknya dilakukan secara berkala melalui pelatihan, simulasi, dan evaluasi. Dengan begitu, keamanan data dapat menjadi bagian dari kebiasaan kerja sehari-hari.

9. Menyiapkan Rencana Respons Insiden
   Meskipun berbagai langkah pencegahan telah dilakukan, risiko kebocoran data tidak dapat dihilangkan sepenuhnya. Karena itu, organisasi perlu memiliki rencana respons insiden yang menjelaskan langkah-langkah ketika shadow data ditemukan atau terjadi kebocoran.

   Rencana tersebut harus mencakup proses pendeteksian, pembatasan dampak, penghilangan ancaman, dan pemulihan sistem. Perusahaan juga perlu menentukan pihak yang bertanggung jawab serta prosedur komunikasi ketika insiden terjadi.

   Simulasi insiden dapat dilakukan secara berkala untuk menguji kesiapan organisasi. Hasil evaluasi digunakan untuk memperbaiki prosedur dan memastikan rencana tetap sesuai dengan perkembangan ancaman.

Mengenal DSPM untuk Mengamankan Shadow Data

Salah satu teknologi yang dapat membantu organisasi mengelola shadow data adalah Data Security Posture Management (DSPM). DSPM merupakan pendekatan keamanan yang berfokus pada identifikasi, pemantauan, dan perlindungan data di berbagai lingkungan penyimpanan, termasuk cloud dan sistem lokal. Teknologi ini dapat membantu perusahaan menemukan data sensitif yang tersebar di berbagai lokasi, mengidentifikasi siapa yang memiliki akses, serta menilai risiko keamanan yang terkait dengan data tersebut.

Sebagai contoh, DSPM dapat membantu menemukan salinan data pelanggan yang tersimpan di lokasi yang tidak semestinya atau mengidentifikasi basis data yang dapat diakses oleh terlalu banyak pengguna. Informasi tersebut kemudian dapat digunakan oleh tim keamanan untuk menentukan prioritas penanganan. Data yang paling sensitif atau memiliki risiko tertinggi dapat diamankan terlebih dahulu.

Meski demikian, DSPM bukan solusi tunggal untuk seluruh persoalan shadow data. Teknologi ini tetap perlu didukung oleh kebijakan keamanan, kontrol akses, pemantauan, dan edukasi karyawan.

Kesimpulan

Shadow data merupakan tantangan keamanan yang muncul ketika informasi perusahaan dibuat, disimpan, atau dibagikan tanpa pengawasan yang memadai. Keberadaannya sering kali tidak disadari, tetapi dapat membuka celah bagi kebocoran data, pelanggaran kepatuhan, dan kehilangan informasi penting.

Mengatasi shadow data bukan sekadar mencari dan menghapus salinan file yang tidak dikenal. Organisasi perlu memahami bagaimana data dibuat, siapa yang mengaksesnya, di mana data disimpan, serta bagaimana informasi tersebut digunakan.

Dengan menggabungkan teknologi penemuan data, kontrol akses, enkripsi, kebijakan yang jelas, dan edukasi karyawan, perusahaan dapat mengurangi risiko shadow data secara lebih efektif.

Pada akhirnya, pengelolaan shadow data merupakan bagian penting dari upaya menjaga keamanan informasi. Semakin baik organisasi memahami dan mengendalikan seluruh lokasi penyimpanan datanya, semakin besar pula kemampuannya melindungi informasi sensitif dari ancaman keamanan digital.